Šablony dokumentů a elektronický podpis ve Flatly: smlouva na míru bez kopírování ve Wordu

„Ještě uprav jméno, datum narození a číslo účtu, ulož jako nový soubor, znovu vytiskni…" Takhle vypadá příprava nájemní smlouvy pro každého dalšího nájemníka ve většině domácností — kopie starého Wordu, ruční přepisování a naděje, že jste náhodou nezapomněli přepsat jméno předchozího nájemníka někde ve třetím odstavci. Flatly teď umí vzít vaši vlastní smlouvu, doplnit do ní údaje konkrétního nájemníka automaticky a nechat obě strany podepsat rovnou v aplikaci — bez tisku, skenování a ručního přepisování.

Vlastní šablona s poli, která Flatly samo vyplní

Základem je šablona dokumentu — obyčejný .docx nebo .odt soubor, který si napíšete (nebo upravíte) přesně tak, jak jste zvyklí z Wordu či LibreOffice. Do textu jen na místa, kde má být konkrétní údaj, napíšete pole ve složených závorkách, třeba {najemce_cele_jmeno}, {pronajimatel_adresa} nebo {smlouva_vyse_najemneho}. Když pak Flatly dokument vygeneruje pro konkrétního nájemníka, každé pole nahradí skutečnou hodnotou — jméno, adresu, výši nájemného, číslo účtu i všechny další údaje, které už o nemovitosti a nájemníkovi v aplikaci máte.

Všechna pole jsou česky — žádné anglické zkratky ani vývojářský slovník. Na detailu šablony navíc uvidíte přehledný panel „Použitá pole": zeleně odškrtnutá pole, která má Flatly odkud vzít, a červeně ta, která ještě chybí (třeba proto, že jste zapomněli doplnit své IČO v profilu) — s odkazem přímo na místo, kde je doplnit. Nemusíte tak dokument vygenerovat naslepo a zjistit chybějící údaj až v hotovém PDF.

Nezačínáte od nuly — Flatly každému pronajímateli založí rovnou výchozí šablonu „Nájemní smlouva", kterou stačí upravit podle svého (přidat vlastní klauzuli, přeformulovat odstavec) a dál pracuje úplně stejně jako šablona nahraná od vás. Šablony se navíc dají editovat rovnou v prohlížeči — bez stahování, úprav lokálně a nového nahrávání souboru zpátky.

Editor šablon: pole vkládáte kliknutím, ne psaním

Kliknutím na „Otevřít v editoru" na detailu šablony se otevře plnohodnotný editor dokumentu přímo v prohlížeči — stejné formátování, styly i rozvržení jako ve Wordu nebo LibreOffice, jen bez instalace čehokoli. Psát nová pole ručně, se správnými složenými závorkami a bez překlepu v názvu, by ale byla zbytečná práce navíc (a jediný překlep pole úplně vyřadí — Flatly ho pak v „Použitých polích" ukáže jako nerozpoznané).

Proto je v horní liště editoru tlačítko „Vložit pole". Otevře postranní panel se všemi poli, která Flatly umí dosadit, roztříděnými do skupin Nájemník, Nemovitost, Nájem a Pronajímatel. Kliknete na počeštěný název pole — třeba „Jméno nájemce" nebo „Výše nájemného" — a editor ho vloží přesně na místo, kde máte kurzor, už ve správném tvaru ({najemce_cele_jmeno}). Žádné hledání v dokumentaci, žádné přepisování z paměti.

Stejný panel má i rozbalovací nápovědu ke třem schovávacím zápisům z další kapitoly ({if:}, {if-item:}, {if-row:}) — tlačítko „Vložit" u každého z nich rovnou vloží hotovou ukázku k úpravě, takže si přesnou syntaxi taky nemusíte pamatovat.

Když dokument sám pozná, co se ho netýká

Tohle je místo, kde končí většina šablonovacích nástrojů a kde má Flatly navrch. Smlouva s jedním nájemníkem vypadá jinak než smlouva se dvěma spolubydlícími. Byt bez čísla jednotky nepotřebuje „č. " před prázdným polem. A ne každá smlouva má sjednanou inflační doložku. Bez chytré šablony by takový dokument vypadal jako vyplněný napůl — prázdný řádek „Další osoba: " bez jména, osamocené číslo odstavce bez textu za ním, nebo klauzule o zvyšování nájmu, kterou jste u tohoto nájemníka vůbec nesjednali.

Flatly umí celou nepotřebnou pasáž skrýt — nejen text, ale i její vlastní číslo. Konkrétně to vypadá takto:

• Když nemá byt sjednanou druhou nájemnici nebo nájemce (spolubydlícího), řádek „Další osoba" se v dokumentu vůbec neobjeví — žádný prázdný řádek navíc.
• Když pronajímatel u konkrétní smlouvy nezvolil inflační doložku, celý odstavec o každoročním zvyšování nájemného zmizí a všechny odstavce za ním se samy přečíslují — žádná mezera, žádný osamocený „Odstavec 7", po kterém rovnou následuje 9.

Výsledek vypadá, jako by byl dokument napsaný ručně přesně pro tohoto nájemníka — ne jako univerzální formulář, ze kterého jen zmizela políčka.

Pokud si chcete tuhle logiku nastavit i ve vlastní šabloně, Flatly rozeznává tři zápisy — všechny se píšou přímo do textu dokumentu ve Wordu nebo LibreOffice, přesně jako běžné pole, nic dalšího instalovat nemusíte.

1. Schovat jen kousek věty — třeba „č. 12", pokud byt číslo jednotky vůbec má:

{if:cislo_jednotky}č. {cislo_jednotky}{endif:cislo_jednotky}

Cokoli mezi {if:pole} a {endif:pole} se zobrazí, jen když je dané pole vyplněné — jinak zmizí spolu s textem kolem, zbytek věty zůstává.

2. Schovat celý řádek nebo odstavec i s číslem — přesně tenhle zápis stojí za mizejícím řádkem „Další osoba" a za mizející inflační doložkou z příkladu výše:

{if-item:dalsi_osoba_2_radek}{dalsi_osoba_2_radek}{endif-item:dalsi_osoba_2_radek}

Rozdíl proti prvnímu zápisu je v -item za if a endif. S ním Flatly nezmizí jen text uvnitř, ale celý očíslovaný odstavec nebo řádek seznamu, i s jeho vlastním číslem — takže když nájemník žádnou druhou osobu nemá, nezůstane po ní prázdné číslo.

3. Schovat celý řádek tabulky — třeba položku v tabulce záloh na služby, kterou tahle nemovitost vůbec neúčtuje:

{if-row:nemovitost_patro}...celý řádek tabulky...{endif-row:nemovitost_patro}

-item schová celý odstavec nebo položku seznamu; -row schová celý řádek tabulky — pole uvnitř řádku by totiž samo o sobě smazalo jen buňku, ne celý řádek. Který ze tří zápisů použít, záleží na tom, co přesně má zmizet: kousek věty, celý odstavec, nebo celý řádek tabulky.

Flatly tip

Jedna šablona, desítky smluv bez kopírování

Nahrajte vlastní nájemní smlouvu jako šablonu s poli — Flatly ji pro každého nájemníka vyplní, přizpůsobí a připraví k podpisu během pár vteřin.

Vyzkoušet zdarma

Náhled dokumentu: pole vidíte podsvícená dřív, než se vyplní

Šablonu máte hotovou, teď zbývá vygenerovat konkrétní dokument pro konkrétního nájemníka. Na detailu šablony kliknete na „Vyplnit náhled", vyberete nájemníka a u něj na „Vyplnit". Místo aby Flatly rovnou dokument vygenerovalo naslepo, nejdřív se otevře „Náhled dokumentu" — reálný náhled celého dokumentu přesně tak, jak bude vypadat, jen zatím bez vyplněných hodnot. Každé pole, které se má doplnit, je přímo v textu zvýrazněné světle žlutým podkladem, takže na první pohled vidíte, kde přesně v dokumentu který údaj bude — v kontextu okolní věty, ne jen v odděleném seznamu.

Náhled je jen ke čtení — nedá se v něm nic upravovat. Když souhlasí, kliknete na „Potvrdit" a Flatly pole doopravdy nahradí skutečnými hodnotami a otevře hotový koncept rovnou v editoru. Tlačítkem „Zpět" se vrátíte na výběr nájemníka, třeba když jste zvolili špatného nebo chcete náhled porovnat u někoho jiného dřív, než cokoli vygenerujete.

Podpis rovnou na obrazovce, ne v tiskárně

Jakmile je dokument hotový, kliknete na „Dokončit a odeslat". Otevře se podpisové okno, kam nakreslíte svůj skutečný podpis — myší, prstem nebo stylusem na mobilu či tabletu. Podpis se dá jednou uložit do Profilu a od té chvíle se na každý další dokument doplní automaticky, bez opětovného kreslení. Datum podpisu se do dokumentu razítkuje až v okamžiku, kdy skutečně podepíšete — nevyplňuje se předem, takže vždy odpovídá realitě.

Podepsaný dokument putuje rovnou do portálu nájemníka, kde stejným způsobem — nakreslením podpisu na obrazovce — dokument spolupodepíše i on. Žádné tištění, skenování ani přeposílání příloh mailem tam a zpátky. Jakmile jsou podepsané obě strany, je dokument plně uzavřený a oba podpisy skončí vizuálně na finálním PDF — podpis pronajímatele vlevo, podpis nájemníka vpravo, přesně podle podpisového bloku, jak ho má dokument navržený.

Formátování zůstává, jak jste ho napsali

Vyplněná hodnota se do dokumentu nevkládá jako obyčejný text „přes kopírák" — Flatly ji vloží přímo do formátovací struktury dokumentu, takže zůstane zachované veškeré formátování, které jste v šabloně měli: tučné písmo, font, výška nájemného zapsaná s pevným počtem desetinných míst i formát data. Napíšete-li pole pro nájemné tučně uprostřed věty, vyplněná částka bude po vygenerování stejně tučná a na stejném místě — nic se nerozjede ani neztratí.

Word i LibreOffice, upravitelné kdykoli

Šablony fungují stejně v .docx (Word) i .odt (LibreOffice / OpenOffice) — nezáleží, v čem je pronajímatel zvyklý pracovat. A protože se dají upravovat přímo v prohlížeči přes vestavěný editor, šablona nekončí jako soubor nahraný jednou a pak zapomenutý — kdykoli se do ní vrátíte, opravíte klauzuli nebo přidáte nové pole a další generované dokumenty se řídí novou verzí.

Další čtení

• Nájemní smlouva 2026: Co musí obsahovat a co si pohlídat
• Inflační doložka v nájemní smlouvě: Vzor a výpočet 2026