Vyúčtování služeb v domě bez SVJ: od předpisu záloh po doručení

Majitel bytu v SVJ dostane jednou ročně od správce hotové vyúčtování a jen ho přepočítá na nájemníka. Majitel celého domu bez SVJ žádné hotové vyúčtování nedostane. Vodu, teplo, elektřinu i úklid nakupuje za celý dům a na jednotlivé byty je musí rozúčtovat sám, podle zákona č. 67/2013 Sb. a u tepla podle vyhlášky 269/2015 Sb. Platí to i tehdy, když mají byty vlastní vodoměry nebo indikátory na radiátorech: ty jen určují, jaký díl nákladu připadne na který byt. Nerozúčtovává jen služby, na které má nájemník vlastní smlouvu s dodavatelem, typicky elektřinu v bytě.

Tento článek prochází celý rok krok za krokem: nastavení služeb, výpočet záloh, předpis pro každého nájemníka, roční odečty, výpočet vyúčtování a jeho doručení. U každého kroku ukazujeme, co za vás udělá Flatly, a na modelovém domě se třemi byty i konkrétní výpočet v korunách. Pokud řešíte hlavně rozdíl mezi celým domem a byty v SVJ (daně, odpisy, náklady domu), začněte článkem Celý dům, nebo byty v SVJ.

Modelový dům, na kterém to počítáme

Rozúčtování je nejsnazší pochopit na číslech. Celým článkem proto provedeme jeden vymyšlený dům se třemi byty a vlastní plynovou kotelnou. Všechny částky jsou spočítané stejným výpočtem, jaký používá Flatly.

Pro jednoduchost bereme započitatelnou plochu pro teplo rovnou podlahové. Ve skutečnosti se některé části bytu (třeba nevytápěná komora) započítávají menším dílem.

Počet osob zadáváte u každého bytu v rámečku Počet osob na záložce Předpis záloh, vždy „N osob od data". Počítají se všichni, kdo v bytě bydlí déle než 2 měsíce v roce, tedy i partner nebo děti nájemníka, kteří nejsou ve smlouvě. Dokud nic nezadáte, Flatly počítá jednu osobu na každého nájemníka.

1. Služby a zálohy: odkud služba pochází a jak se dělí

Na záložce Služby a zálohy domu má každá služba (teplo, teplá voda, vodné a stočné, výtah, osvětlení společných prostor, úklid, odpad, společná televizní anténa neboli STA/TV, komíny, elektřina v bytě a jiná sjednaná služba) vlastní kartu. U každé zvolíte zdroj:

• Dům dodává, podružné měřidlo v bytě: náklad se dělí podle odečtů měřidel (typicky voda);
• Dům dodává, rozúčtování klíčem: náklad se dělí podle klíče, např. počtu osob;
• Nájemník má vlastní odběrné místo: službu vůbec neúčtujete (typicky elektřina na vlastní smlouvu);
• Rozúčtováno externě (odečtová firma): jen u tepla, výsledky za každý byt převezmete;
• Dům tuto službu neposkytuje.

Rozúčtovací klíče: plocha není výchozí

Zákon (§ 5 zák. 67/2013 Sb.) stanoví výchozí klíč pro každou službu a Flatly ho předvyplní:

Flatly směrná čísla roční potřeby vody zatím nepočítá. Nejsou-li vodoměry ve všech bytech, nabízí dělení podle počtu osob, což je odchylka od zákona, a nechte si proto klíč od nájemníků písemně odsouhlasit. U odpadu záleží na obci: v mnoha obcích nejde o službu, ale o místní poplatek za nemovitost, který často platí přímo vlastník a s rozúčtováním podle zákona 67/2013 Sb. nemá nic společného.

Jiný klíč je povolený, jen když ho písemně odsouhlasí alespoň 2/3 nájemníků. Flatly zaznamená klíč, který skutečně používáte. Každé nastavení má datum platnosti, takže změnu klíče zavedete od dalšího období.

Příklad: úklid podle osob, voda podle vodoměrů

Úklid stál za rok 12 000 Kč a dělí se podle počtu osob. Protože se lidé stěhují, Flatly nepočítá jen osoby, ale osobodny: počet osob × počet dní, kdy v bytě bydlely.

V bytě 3 se vystřídali dva nájemníci, ale byt byl celý rok obsazený jednou osobou, takže nese stejný díl, jako kdyby tam bydlel jeden člověk. Jak se jeho 2 000 Kč rozdělí mezi oba nájemníky, ukazujeme v kroku 4.

Vodné a stočné: vodárny vyfakturovaly 18 000 Kč za 160 m³ na hlavním vodoměru, tedy 18 000 / 160 = 112,50 Kč za m³. Podružné vodoměry v bytech naměřily dohromady jen 150 m³ studené i teplé vody (55 + 80 + 15; z toho 60 m³ teplé, viz krok 5). Rozdíl 10 m³ za 10 × 112,50 = 1 125 Kč je voda na úklid a zalévání a nepřesnost měřidel. Nikam se neztratí: celá faktura se rozdělí podle podílu každého bytu na součtu podružných vodoměrů. V tabulce je vidět, že to vychází nastejno, jako kdyby každý byt zaplatil svou spotřebu za 112,50 Kč/m³ a k tomu poměrnou část ze společných 10 m³:

Na vlastní spotřebu bytu tak vychází 120 Kč za m³ (třeba 6 600 / 55 m³), i když na faktuře je 112,50 Kč za m³. Rozdíl pokrývá společnou spotřebu. Když je rozdíl mezi hlavním vodoměrem a součtem podružných výrazně větší, vyplatí se hledat únik nebo vadný vodoměr.

Teplo

U tepla nastavíte zdroj tepla (vlastní kotelna nebo dálkové teplo), energetickou třídu budovy (zjednodušení průměrného součinitele prostupu tepla Uem, podle kterého vyhláška určuje základní složku: 60 % pro A–C, 50 % pro D–E, jinak 40 %, upravitelnou o ±10 procentních bodů) a jak se náklad na palivo z jednoho kotle dělí mezi topení a ohřev vody: buď pevně 60 % topení / 40 % teplá voda, nebo podle plynu spotřebovaného v létě.

Příklad: modelový dům má jeden plynový kotel na topení i ohřev vody a za rok zaplatil za plyn 90 000 Kč. Při pevném poměru jde 90 000 × 60 % = 54 000 Kč na topení a 90 000 × 40 % = 36 000 Kč na ohřev teplé vody. Budova je v energetické třídě D, takže základní složka topení je 50 %. S oběma částkami počítáme v kroku 5.

2. Rozpočet záloh: zálohy pro všechny byty najednou

Místo počítání deseti předpisů ručně otevřete Rozpočet záloh. Zadáte odhad ročního nákladu na každou službu (Flatly ho předvyplní z nákladů domu za posledních 12 měsíců) a Flatly ho rozpočítá na byty stejnou funkcí, jakou pak počítá vyúčtování:

• podle dnešního počtu osob, promítnutého na celý rok;
• podle loňské spotřeby na měřidlech, a když ještě není, rovným dílem (v náhledu je to vždy napsané);
• měsíční zálohu zaokrouhlí nahoru na celé koruny, aby na konci roku nevznikaly drobné nedoplatky.

U služby podle počtu osob je zálohou sazba na osobu, kterou Flatly u nájemníka násobí počtem osob v bytě. Tlačítkem „Použít od 1. …" výsledek uložíte do předpisů všech bytů. Byt, kde jste zálohu upravili ručně, zůstane beze změny, dokud ho v náhledu výslovně nezaškrtnete.

Příklad: zálohy na úklid a vodu

Na úklid čekáte v příštím roce zase 12 000 Kč. V domě dnes bydlí 6 osob, takže na osobu vychází 2 000 Kč za rok, tedy 166,67 Kč měsíčně. Flatly zaokrouhlí nahoru na 167 Kč na osobu: byt 1 platí 2 × 167 = 334 Kč měsíčně, byt 2 3 × 167 = 501 Kč a byt 3 1 × 167 = 167 Kč. Za rok se vybere 6 × 167 × 12 = 12 024 Kč, o 24 Kč víc než rozpočet, takže nájemníci dostanou drobný přeplatek místo nedoplatku v haléřích.

U vody Flatly vezme loňskou spotřebu. Byt 1 měl 55 ze 150 m³, takže z odhadu 18 000 Kč nese 18 000 × 55/150 = 6 600 Kč ročně, tedy záloha 6 600 / 12 = 550 Kč měsíčně. Byt 2 vyjde na 9 600 / 12 = 800 Kč a byt 3 na 1 800 / 12 = 150 Kč. Pokud víte, že vodárny od ledna zdraží, zvyšte roční odhad a zálohy se přepočítají.

3. Předpis záloh u každého bytu

Byt v domě bez SVJ nemá evidenční list, místo toho má na záložce Předpis záloh váš předpis: seznam služeb s měsíčními zálohami. Upravit ho můžete i ručně a tlačítkem Zkopírovat do dalších bytů ho rozkopírujete. Předpis platí vždy od 1. dne měsíce.

Důležité je, že předpis a záloha nájemníka jsou jedno číslo. Uložením předpisu Flatly nastaví zálohu nájemníka a přegeneruje pravidla párování, takže se každá příchozí platba správně rozdělí na nájem (váš příjem) a zálohy (cizí peníze, které jen protékají). Z předpisu také vygenerujete dokument Předpis záloh ze šablony a pošlete ho nájemníkovi k podpisu. Víc o šablonách najdete v článku Šablony dokumentů a elektronický podpis.

Byt, kde bydlíte vy, a byt jiného vlastníka

V domě bez SVJ často jeden byt obývá sám majitel a některé byty mohou patřit někomu jinému. Oba případy se do rozúčtování počítají stejně jako byt s nájemníkem:

• Váš vlastní byt: zadáte u něj počet osob. Při dělení podle osob se jeho podíl počítá jako u každého jiného bytu a zůstává na vás. Na nájemníky se nepřesouvá.
• Byt jiného vlastníka: vlastníka založíte jako nájemníka se zaškrtnutým „Vlastník bytu, ne nájemník". Neplatí nájem, ale dostane předpis záloh, jeho platby se párují jako zálohy a na konci roku dostane vlastní dokument vyúčtování i lhůty.

Příklad: v modelovém domě bydlíte v bytě 1 vy s partnerkou nebo partnerem, takže byt má 2 osoby. Nájemníci bytu 2 (3 osoby) a bytu 3 (1 osoba) s vámi dělí náklad na úklid 12 000 Kč podle osob: 12 000 / 6 osob = 2 000 Kč na osobu. Váš byt nese 2 × 2 000 = 4 000 Kč a platíte je vy, nájemník bytu 2 platí 3 × 2 000 = 6 000 Kč a nájemník bytu 3 2 000 Kč. Součet je 12 000 Kč a na nájemníky se nepřesouvá ani koruna. Stejně je to u vody: váš byt spotřeboval 55 ze 150 m³, takže z 18 000 Kč platíte 18 000 × 55/150 = 6 600 Kč. Kdybyste byt 1 nepoužívali a stál prázdný (0 osob), na úklid by žádný podíl neměl a 12 000 Kč by se rozdělilo jen mezi 4 osoby v bytech 2 a 3: 3 000 Kč na osobu. Zákon totiž u pronajatého bytu počítá jako osobu rozhodnou jen nájemce a osoby, které s ním budou bydlet déle než 2 měsíce (§ 2 zák. 67/2013 Sb.). V SVJ je to jiné: za prázdnou jednotku se počítá její vlastník jako osoba, proto se tam společné služby platí i za prázdný byt. Chcete-li, aby prázdný byt nesl podíl i v domě bez SVJ, dohodněte s nájemníky písemně jiný klíč (např. rovným dílem nebo podle plochy).

4. Během roku a na jeho konci: odečty

Na kartě Nastavení domu je krok „Zadat počáteční odečty": stavy měřidel na začátku prvního období. Na konci roku zadáte konečné stavy do mřížky byty × měřidla. Další roky se počáteční stav přebírá z loňského konečného. Když u služby rozúčtované podle měřidla nějaký odečet chybí, Flatly vyúčtování nespočítá a napíše, u kterého bytu chybí.

Příklad: výměna nájemníka v bytě 3

Vodoměr v bytě 3 ukazoval 1. ledna 100 m³, v předávacím protokolu k 30. červnu 107 m³ a 31. prosince 115 m³. Byt za rok spotřeboval 115 − 100 = 15 m³ a jeho podíl na vodě z kroku 1 je 1 800 Kč, tedy 1 800 / 15 = 120 Kč za m³. Voda se mezi oba nájemníky dělí podle odečtů, podíl bytu na úklidu (2 000 Kč) podle dnů z 365:

Bez stavu v protokolu by se spotřeba vody musela odhadnout a nový nájemník by mohl platit za vodu, kterou nespotřeboval.

U tepla vyhláška pro výměnu bez odečtu určuje, že základní složka a teplá voda se dělí podle dnů, ale spotřební složka topení podle klimatické tabulky: leden až červen tvoří 60 % roční potřeby tepla, červenec až prosinec 40 %. Flatly to udělá samo. Spotřební složku vede ve vyúčtování bytu jako samostatný řádek „Teplo – spotřební složka" a mezi nájemníky ji dělí podle tabulky. V modelovém domě (spočítaném v kroku 5) tak z 2 700 Kč spotřební složky bytu 3 zaplatí původní nájemník 2 700 × 60 % = 1 620 Kč a nový 2 700 × 40 % = 1 080 Kč, i když v bytě byli skoro stejně dlouho. Zbylých 11 287,50 Kč (základní složka topení 5 062,50 Kč a teplá voda 6 225 Kč) se dělí podle dnů: 11 287,50 × 181/365 ≈ 5 597 Kč a 11 287,50 × 184/365 ≈ 5 690 Kč.

Když při předání bytu zapíšete stav indikátorů (u nájemníka v odečtech „Teplo" v přepočtených dílcích od začátku roku), použije Flatly místo tabulky skutečný odečet, jak vyhláška pro tento případ určuje. Při stavu 300 dílků k 30. červnu z ročních 1 000 by původní nájemník zaplatil 300 / 1 000 = 30 % spotřební složky, tedy 2 700 × 30 % = 810 Kč, a nový zbylých 1 890 Kč.

5. Teplo a teplá voda podle vyhlášky 269/2015 Sb.

Máte-li vlastní kotelnu nebo dálkové teplo a radiátorové indikátory, Flatly spočítá rozúčtování sám, bez odečtové firmy:

• základní složka (40–60 %) se dělí podle započitatelné plochy bytů;
• spotřební složka podle přepočtených dílků z indikátorů (každý radiátor má svůj součinitel polohy místnosti KT a výkonu tělesa KM);
• náklad bytu na m² se drží v rozmezí 70–200 % průměru domu, výkyvy se přerozdělí;
• u teplé vody se náklad na ohřev dělí 30 % podle plochy a 70 % podle vodoměrů teplé vody.

Radiátory a jejich roční odečty zadáváte na stránce každého bytu. Když nájemník odečet znemožní nebo indikátor poškodí, nastavíte stav „Neumožněno/ovlivněno" a spotřební složka se dopočítá postihovým vzorcem z vyhlášky (zhruba trojnásobek průměru). Pokud spolupracujete s odečtovou firmou, zvolíte zdroj „Rozúčtováno externě" a zadáte jen její výsledek za každý byt.

Příklad: rozúčtování topení

Na topení v modelovém domě připadlo 54 000 Kč a základní složka je 50 %. Náklad se tedy rozdělí na dvě poloviny:

• 27 000 Kč podle plochy: 27 000 Kč / 160 m² = 168,75 Kč za m²;
• 27 000 Kč podle indikátorů: po přepočtu součiniteli naměřily v domě 1 200 + 1 500 + 300 = 3 000 dílků, tedy 27 000 / 3 000 = 9 Kč za dílek.

Pak Flatly zkontroluje pásmo 70–200 %. Průměr domu je 54 000 Kč / 160 m² = 337,50 Kč/m², takže každý byt musí vyjít mezi 70 % × 337,50 = 236,25 a 200 % × 337,50 = 675 Kč/m². Byt 1 vychází na 20 081,25 / 55 = 365,11 Kč/m² (108 % průměru), byt 2 na 26 156,25 / 75 = 348,75 Kč/m² (103 %) a byt 3 na 7 762,50 / 30 = 258,75 Kč/m² (77 %). Všechny jsou v pásmu, nic se neupravuje.

Kdyby nájemník bytu 2 odečet znemožnil, jeho spotřební složka by se místo z dílků určila postihovým vzorcem a za topení by zaplatil 32 253,02 Kč místo 26 156,25 Kč. Kdyby byl byt 3 celý rok prázdný, jeho podíl na topení (průměr 337,50 Kč/m² × 30 m² = 10 125 Kč) platíte vy jako vlastník, na ostatní byty se nepřesouvá. Vyhláška u bytu bez uživatele určuje příjemcem služby vlastníka (§ 5 odst. 7), přesný výpočet jeho podílu ale neupravuje. Flatly mu počítá základní složku podle plochy a spotřební složku podle průměru domu.

Příklad: ohřev teplé vody

Na ohřev vody připadlo 36 000 Kč. 30 % (10 800 Kč) se dělí podle podlahové plochy, tedy 10 800 / 160 m² = 67,50 Kč/m², a 70 % (25 200 Kč) podle vodoměrů teplé vody. Ty naměřily celkem 20 + 30 + 10 = 60 m³ (tato voda je už započtená v 150 m³ ve vodném, takže tady se dělí jen náklad na její ohřev), takže ohřev stojí 25 200 / 60 = 420 Kč za m³.

U teplé vody vyhláška pásmo 70–200 % nepoužívá.

6. Elektřina v bytě: jen za nákupní cenu

Některé domy mají jedno odběrné místo a elektřinu v bytech měří podružnými elektroměry. Přeúčtovat ji nájemníkům lze bez licence, ale jen za cenu, bez přirážky. Jakákoli marže je podle energetického zákona obchod s elektřinou. Flatly proto:

• vezme fakturu jako jeden náklad a rozdělí ho na byty, společné osvětlení, výtah, kotelnu (ta jde do nákladu na teplo) a vaši vlastní spotřebu;
• nedovolí vyúčtovat víc, než je na faktuře, a nemá pole pro přirážku;
• upozorní, že rozúčtování podle podružných elektroměrů je vhodné předem písemně ujednat s 2/3 nájemníků a že elektroměry musí být úředně ověřené (zákon o metrologii).

Zákon 67/2013 Sb. elektřinu v bytě výslovně neupravuje. Dohodu s 2/3 nájemníků proto odvozujeme z obecného § 5 odst. 1 (změna způsobu rozúčtování) a z toho, že jde o další sjednanou službu. Je to opatrná praxe, ne výslovné pravidlo pro elektřinu. Požadavek ověřených elektroměrů vychází ze zákona 505/1990 Sb. o metrologii (§ 3 odst. 2 písm. a) a vyhlášky 345/2002 Sb.

Příklad: elektřina z jednoho hlavního elektroměru

Roční faktura je 60 000 Kč za 10 000 kWh, tedy 60 000 / 10 000 = 6 Kč/kWh včetně všech poplatků. Flatly ji rozdělí podle naměřených kWh:

Nájemník bytu 1 platí přesně 6 Kč/kWh jako vy. Ztráty Flatly na nájemníky nerozpočítává, protože jejich cena za kWh by pak vyšla nad nákupní cenu. Náklad na společné osvětlení můžete nájemníkům účtovat jen jako samostatnou službu Osvětlení společných prostor (podle osob), ne v ceně elektřiny v bytě.

7. Vyúčtování domu: jeden výpočet, dokument pro každého nájemníka

Na záložce Vyúčtování domu jsou roční náklady na každou službu předvyplněné z transakcí zaúčtovaných na dům (kategorie služeb domu). Stačí je zkontrolovat. Po uložení Flatly spočítá vyúčtování pro každý byt, přesně jako by ho vystavilo SVJ:

• vše v celých haléřích, zbytky po dělení se rozdělí tak, aby součet seděl na korunu;
• osoby se počítají podle skutečných dnů, kdy v bytě bydlely;
• podíl bytu bez nájemníka (prázdného nebo vašeho vlastního) platíte vy. U služeb podle osob se počítá s osobami, které v něm skutečně bydlí, takže prázdný byt s 0 osobami nemá podíl žádný;
• revize, odpisy a správa domu do vyúčtování služeb nepatří, platíte je vy.

Tlačítkem Vytvořit dokumenty vyúčtování vznikne pro každého nájemníka dokument „Vyúčtování služeb" se službami, klíči, náklady domu, jeho podílem, zálohami a výsledkem. Když se v bytě během roku nájemník vyměnil, dostane dokument každý zvlášť. Dokumenty jsou nejdřív koncepty na stránce Dokumenty nájemníka, takže je můžete zkontrolovat a upravit.

Příklad: vyúčtování bytu 2

Nájemník bytu 2 platil během roku měsíční zálohy: voda 850 Kč, úklid 150 Kč na osobu (450 Kč), teplo a teplá voda 3 500 Kč a elektřina 1 400 Kč. Z výsledků předchozích kroků vyjde:

Přeplatek u vody se započte proti nedoplatkům u ostatních služeb, takže nájemník doplácí celkem 3 018,75 Kč. Na příští rok je dobré mu zvýšit zálohu na teplo, což Rozpočet záloh navrhne sám ze skutečných nákladů.

8. Doručení, lhůty a vyrovnání

Vyúčtování musíte nájemníkovi doručit do 4 měsíců po skončení období, u kalendářního roku do 30. dubna. Za prodlení hrozí pokuta nejvýše 50 Kč za každý započatý den prodlení (nižší částku lze ujednat). Flatly vás na blížící se termín upozorní na přehledu tři měsíce po konci období.

Tlačítko Doručit nájemníkům sdílí dokument do klientského portálu nájemníka (i když portál ještě nemá aktivovaný). Se zaškrtnutým „Odeslat také e-mailem" mu přijde i e-mail. Bývalý nájemník portál nemá, takže dostane e-mail vždy. Když na něj e-mail nemáte, Flatly založí úkol „doručit jinak" a datum doručení zapíšete ručně.

Datum doručení spouští:

• 30denní lhůtu na námitky nájemníka (požádá-li o podklady, běží od jejich doložení);
• 4měsíční lhůtu na vyrovnání. U přeplatku Flatly založí úkol „Vrátit přeplatek", nezaplacený nedoplatek po lhůtě připomene;
• úkol „Navrhnout předpis záloh na další rok", který vás vrátí do Rozpočtu záloh se skutečnými náklady.

Příklad: vyúčtování za rok 2026 musíte doručit nejpozději 30. 4. 2027. Doručíte ho do portálu 15. 3. 2027. Nájemník bytu 2 pak může podat námitky do 14. 4. 2027 (nepožádá-li o podklady) a nedoplatek 3 018,75 Kč musí zaplatit do 15. 7. 2027. Ve stejné lhůtě byste mu vraceli případný přeplatek.

Doručené vyúčtování se uzamkne, aby se nájemníkovi nezměnilo pod rukama. Chybu opravíte tlačítkem Opravit, které založí novou verzi (opravné vyúčtování) s vlastními dokumenty a tu původní nechá beze změny.

Flatly tip

Vyúčtování domu bez tabulek

Nastavte služby jednou a Flatly každý rok spočítá zálohy, rozúčtuje teplo podle vyhlášky a připraví dokument pro každého nájemníka. Zdarma a bez instalace.

Vyzkoušet zdarma

Další čtení

• Celý dům, nebo byty v SVJ: co se mění pro pronajímatele
• Vyúčtování služeb nájemníkům: kompletní návod
• Klientský portál pro nájemníky