Klientský portál pro nájemníky: nájem, dokumenty a zprávy na jednom místě
Jak funguje klientský portál ve Flatly — samostatná část appky pro nájemníka, kterou mu zapnete jedním tlačítkem. Profil, sdílené dokumenty, zprávy s pronajímatelem, úkoly i podpis dokumentů ze šablony přímo v portálu.
„Kolik dlužím? Kde mám smlouvu? Kdy mi končí nájem?" Když tohle řešíte pokaždé telefonem nebo přes WhatsApp, klientský portál vám ten koloběh zkrátí. Je to samostatná, nájemníkovi vyhrazená část Flatly, kterou mu jednoduše zapnete u jeho záznamu — a on si v ní sám najde dokumenty, napíše vám zprávu nebo vidí, co má na starosti.
V článku projdeme, jak portál nájemníkovi zapnete, co v něm uvidí a jak funguje zabezpečení — tedy přesně to, co portál dnes umí, žádné odhady do budoucna.
V kostce
- Portál zapnete u konkrétního nájemníka jedním tlačítkem — vygeneruje se odkaz platný 30 dní, který pošlete e-mailem, přes WhatsApp nebo zkopírujete ručně.
- Nájemník se přihlašuje stejně jako do zbytku Flatly — Google, Microsoft, Seznam, nebo heslem.
- V portálu má profil (může si opravit své údaje), dokumenty (vidí sdílené, může poslat vlastní), zprávy s vámi a úkoly, které mu zadáte.
- O nové zprávě nebo úkolu se dozví přes upozornění v prohlížeči, a pokud si zprávu do pár minut nepřečte, přijde mu i e-mail.
- Dokument vygenerovaný ze šablony (třeba dodatek ke smlouvě) může podepsat rovnou v portálu, bez tisku a skenování.
- Portál kdykoli vypnete jedním tlačítkem, odkaz jde i znovu obnovit.
Jak portál zapnete
Přístup se zapíná per nájemník — nejde o jeden globální přepínač pro celou domácnost, ale o tlačítko přímo na detailu konkrétního nájemníka, v sekci Portál pro nájemníka. Kliknutím na Zapnout portál Flatly vygeneruje jednorázový aktivační odkaz, který má nájemník 30 dní na použití. Odkaz pošlete rovnou z appky — e-mailem, přes WhatsApp, nebo si ho zkopírujete a doručíte, jak uznáte za vhodné.
Dokud nájemník odkaz nepoužije, vidíte stav Čeká na aktivaci a můžete odkaz Obnovit, kdyby vypršela platnost nebo se ztratil. Jakmile se nájemník poprvé přihlásí, stav se změní na Nájemník má aktivní portál a u něj rovnou přibudou zkratky na jeho Zprávy a Úkoly. Přístup kdykoli vypnete — třeba na konci nájmu — a stejně snadno ho pro dalšího nájemníka zase zapnete.
Profil — nájemník si sám opraví své údaje
Po přihlášení má nájemník vlastní Profil, kde vidí a může upravit svoje osobní údaje (jméno, kontakt, doklad totožnosti a další). Úpravu se dozvíte i vy — u nájemníka na detailu se objeví odkaz na historii změn. Údaje jsou navázané na nájemníka jako osobu, ne jen na aktuální nájem: pokud se nájemník časem přestěhuje k jinému pronajímateli používajícímu Flatly a znovu aktivuje portál, naváže se na stejný profil místo založení úplně nového.
Dokumenty — sdílení oběma směry
V sekci Dokumenty nájemník vidí ty soubory z Dokumentů u vaší nemovitosti, které jste mu explicitně sdíleli (přepínačem u dokumentu na jeho detailu). Zároveň může poslat dokument opačným směrem — třeba fotku škody nebo potvrzení o platbě — rovnou z portálu, i s vlastními štítky. O nově sdíleném dokumentu se dozvíte upozorněním, stejně jako u zprávy.
Zprávy — přímá linka mezi vámi a nájemníkem
Sekce Zprávy je obyčejný chat mezi vámi a konkrétním nájemníkem — na vaší straně se objeví ve stejném přehledu Zpráv, kde máte i podporu Flatly. Nová zpráva od nájemníka na sebe upozorní notifikací v prohlížeči, pokud zrovna máte appku otevřenou, a přes push notifikaci, i když ji otevřenou nemáte. Nepřečtenou zprávu po pěti minutách navíc doplní e-mail, aby vám nic nezapadlo.
Úkoly — co má nájemník na starosti i co hlásí on vám
V Úkolech nájemník vidí, co jste mu zadali (třeba „nahlásit stav vodoměru do pátku") a jedním kliknutím to potvrdí. Zároveň může sám nahlásit problém — s popisem a klidně i fotkou přílohy — a vy o tom dostanete upozornění stejně jako u nové zprávy.
Víc nájemníků, víc pronajímatelů, jedno přihlášení
Portál si pamatuje i to, když má nájemník nájmy u víc pronajímatelů, kteří Flatly používají zároveň — po přihlášení si jen vybere, kterého z nich chce zrovna zobrazit. Přihlašuje se přitom stejným účtem (Google, Microsoft, Seznam nebo heslem) jako do zbytku appky, žádné samostatné heslo pro portál zvlášť.
Čeština i angličtina
Portál umí přepnout mezi češtinou a angličtinou — hodí se hlavně u zahraničních nájemníků, kteří česky nerozumí, ale s vámi jinak komunikují normálně. Volba jazyka se uloží k nájemníkovi, takže ji nemusí nastavovat opakovaně při každém přihlášení.
Dokument ze šablony, podepsaný rovnou v portálu
Portál se propojuje i s druhou stranou Flatly — šablonami dokumentů. Když nájemníkovi potřebujete připravit dodatek ke smlouvě nebo jiný dokument, vyberete šablonu a nájemníka a Flatly vám nejdřív ukáže reálný náhled dokumentu s poli, která se mají doplnit, zvýrazněnými přímo v textu světle žlutým podkladem — vidíte tak přesně, kde v dokumentu který údaj bude, ještě než se cokoli vyplní. Náhled je jen ke čtení; teprve kliknutím na „Potvrdit" se pole doopravdy nahradí skutečnými hodnotami. Hotový dokument pak nájemník podepíše přímo ve svém portálu — nakreslením podpisu na obrazovce, bez tisku a skenování. Detailní návod na šablony, mizející odstavce podle situace a elektronický podpis najdete v samostatném článku Šablony dokumentů a elektronický podpis ve Flatly.
Flatly tip
Ať si nájemník najde odpověď sám
Zapněte klientský portál přímo u nájemníka a ušetřete si telefonáty o tom, kolik kdo dluží nebo kde je smlouva. Zdarma a bez instalace.
Další čtení
Časté dotazy
Jak nájemníkovi zapnu přístup do klientského portálu?
Na detailu konkrétního nájemníka v sekci Portál pro nájemníka klikněte na Zapnout portál. Flatly vygeneruje jednorázový aktivační odkaz platný 30 dní, který pošlete e-mailem, přes WhatsApp, nebo zkopírujete a doručíte sami.
Jak se nájemník do portálu přihlašuje?
Stejně jako do zbytku Flatly — přes Google, Microsoft, Seznam, nebo heslem. Žádné samostatné přihlašovací údaje jen pro portál.
Co všechno nájemník v portálu vidí a může dělat?
Svůj profil s možností opravit osobní údaje, dokumenty které mu sdílíte (a může poslat vlastní zpět), zprávy s vámi a úkoly, které mu zadáte — s možností je potvrdit nebo sám nahlásit problém. Dokument vygenerovaný ze šablony může rovnou v portálu i podepsat.
Jak se dozvím, že mi nájemník napsal zprávu nebo nahlásil problém?
Dostanete upozornění v prohlížeči, pokud máte appku otevřenou, nebo push notifikaci, když ji otevřenou nemáte. Nepřečtenou zprávu po pěti minutách navíc doplní e-mail.
Můžu klientský portál nájemníkovi kdykoliv vypnout?
Ano, jedním tlačítkem Vypnout portál na jeho detailu — třeba na konci nájmu. Přístup pak stejně snadno zase zapnete, ať už tomu samému, nebo dalšímu nájemníkovi.
Obsah tohoto blogu má pouze informativní charakter a není daňovým poradenstvím. Před rozhodnutím s daňovými dopady doporučujeme konzultaci s daňovým poradcem.
Tým Flatly
Související články
Ubyport: Jak nahlásit ubytování cizince a vyhnout se pokutě až 50 000 Kč
Pronajímáte byt cizinci? Podle zákona č. 326/1999 Sb. musíte jeho ubytování nahlásit cizinecké policii do 3 pracovních dnů — jinak hrozí pokuta až 50 000 Kč. Kdo musí hlásit, jak na to přes UBYPORT a čemu se vyhnout.
Přečíst článek
Šablony dokumentů a elektronický podpis ve Flatly: smlouva na míru bez kopírování ve Wordu
Nahrajte vlastní smlouvu s poli jako {najemce_cele_jmeno} a Flatly ji pro každého nájemníka samo vyplní — včetně mizení celých odstavců, které se netýkají. Podepíšete i necháte podepsat nájemníka rovnou na obrazovce, bez tisku a skenování.
Přečíst článek
Vyúčtování služeb nájemníkům 2026: Kompletní návod a termíny
Zákonné termíny, co vše se vyúčtovává, jak rozpočítat zálohy a jak doručit přeplatek či nedoplatek. Plus jak celé vyúčtování udělat z PDF od SVJ a výpisu z banky za pár minut.
Přečíst článek