Excel, nebo Flatly? Na paušál stačí tabulka, na skutečné výdaje ne

„Na evidenci pronájmu mi stačí Excel." Často je to pravda — ale ne vždy. U pronájmu s hypotékou může tatáž tabulka znamenat zbytečně vyšší daň o tisíce korun ročně. Volba nástroje totiž není to první, co řešíte: nejprve se rozhodujete mezi paušálem 30 % a skutečnými výdaji. A teprve podle toho se ukáže, zda vám tabulka stačí. V tomto článku ukážeme, kde přesně Excel naráží — jak v daních, kde jde o největší částky, tak v každodenním provozu, kde je práce s tabulkou zdlouhavá a náchylná k chybám.

Otázka nezní „Excel, nebo Flatly"

Zní: paušál, nebo skutečné výdaje? Příjmy z pronájmu se daní podle § 9 zákona o daních z příjmů a výdaje k nim můžete uplatnit dvěma způsoby. Každý rok se můžete rozhodnout jinak. A tato volba určuje, kolik práce — a jak schopný nástroj — vlastně potřebujete. Podívejme se na obě varianty.

Paušál 30 %: tady Excel opravdu stačí

Pro úplnost: pokud uplatňujete paušál, žádnou aplikaci nepotřebujete. Paušál znamená, že místo skutečných výdajů uplatníte rovnou 30 % z příjmů (max. 600 000 Kč ročně) a nic dalšího nedokladujete. Celá „evidence" se vejde do jednoho listu:

• Jeden sloupec měsíčních příjmů z nájmu.
• Součet na konci roku.
• Vynásobit 0,7 — a máte základ daně.

To je vše. Na konkrétním nástroji přitom nezáleží. Pokud nemáte hypotéku, nemáte co odepisovat a opravy jsou minimální, je paušál nejjednodušší cesta a specializovaný nástroj zde nepřináší žádnou výhodu. Tvrdit opak by nebylo upřímné.

Kde vznikají skutečné úspory: skutečné výdaje

Jakmile máte hypotéku nebo byt, který lze odepisovat, ponechává paušál významnou úsporu nevyužitou. Skutečné výdaje obvykle vycházejí výhodněji díky čtyřem položkám:

• Úroky z hypotéky — u úvěru na pořízení nebo rekonstrukci pronajímané nemovitosti se odečtou celé. U běžné hypotéky to bývá 100–150 tisíc Kč ročně.
• Odpisy nemovitosti — byt se odepisuje 30 let, tj. zhruba 3,4 % vstupní ceny ročně. U bytu za 5 mil. to dělá ~170 tisíc Kč ročně, aniž cokoli reálně utratíte.
• Paušál na auto — pokud kvůli pronájmu používáte vůz, lze uplatnit 4 000 Kč za každý měsíc s jízdou, až 48 000 Kč ročně, bez jediné účtenky za palivo.
• Technické zhodnocení — nová kuchyně, rekonstrukce koupelny: navyšuje vstupní cenu a zvedá budoucí odpisy.

Nejde o zanedbatelné částky. U typického pronájmu s hypotékou se rozdíl mezi paušálem a skutečnými výdaji pohybuje v desítkách tisíc korun daně ročně. Všechny čtyři položky však mají jedno společné: v Excelu se vedou jen obtížně.

Proč na skutečné výdaje Excel nestačí

Problém není v součtu příjmů — ten tabulka zvládne bez potíží. Problém je, že skutečné výdaje nejsou jeden řádek za rok. Jsou to údaje, které se táhnou přes roky a musí na sebe navazovat:

• Odpisový plán přes 30 let. Vstupní cena, rok zahájení, náběh v prvním roce, každý další rok přesně. Když si rok špatně zkopírujete nebo jeden vynecháte, přijdete o celou roční částku — a v tabulce to nikdo nehlídá.
• Vstupní cena po 5 letech. Pokud byt vlastníte déle než 5 let, než ho začnete pronajímat, vstupní cenou pro odpisy není kupní cena, ale aktuální tržní hodnota dle znaleckého posudku — často dvojnásobek. Excel vám tohle sám nepřipomene a nikam to za vás nepřenese.
• Technické zhodnocení. Po rekonstrukci se musí přepočítat vstupní cena i celý odpisový plán dál. A pohlídat hranici 80 000 Kč, kde se z opravy stává technické zhodnocení. Jediný přehlédnutý detail znamená chybně vyčíslenou daň.
• Paušál na auto. Musíte vědět, ve kterých měsících jste jeli kvůli pronájmu, a vést tuto evidenci celý rok. V tabulce se to obvykle dohledává zpětně až při podání přiznání.
• Doklady. Skutečné výdaje se dokladují. Faktury, vyúčtování, evidenční listy — vše musí být dohledatelné. Excel je neukládá; typicky jsou roztroušené v e-mailech a šanonech.

Modelový výpočet

Vezměme byt 2+kk za 18 000 Kč/měsíc (216 000 Kč ročně). Hypotéka 3 mil. Kč, úroky ~130 000 Kč/rok. Vstupní cena bytu 5 mil. Kč, roční odpis ~170 000 Kč. Kvůli správě bytu navíc využíváte auto — paušální výdaj na dopravu za 3 měsíce s jízdou činí 12 000 Kč. Fond oprav, pojištění a drobné opravy dohromady 33 000 Kč.

Stejný byt, stejný rok. Paušál v Excelu vás stojí 22 680 Kč na daních. Skutečné výdaje vyjdou na nulu a navíc vznikne daňová ztráta 129 000 Kč. A teď to nejzajímavější — tato ztráta nemusí čekat na budoucí nájemné.

Bonus: ztrátu z pronájmu lze započíst proti příjmům z podnikání

Pokud máte vedle pronájmu příjmy z podnikání (OSVČ na živnostenský list, § 7 ZDP), můžete ztrátu z pronájmu započíst proti nim už ve stejném roce — a snížit si tak celkovou daň, ne jen tu z pronájmu.

Vyplývá to z § 5 odst. 3 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů: přesáhnou-li výdaje příjmy podle § 7 a § 9, je rozdíl daňovou ztrátou a o tu se sníží úhrn dílčích základů daně podle § 7 až § 10. Pozor na jedno omezení: snížit nelze základ daně ze zaměstnání (§ 6). Ztrátu z pronájmu tedy proti mzdě neuplatníte — proti příjmům z podnikání ano.

Pokračování příkladu. Řekněme, že vedle pronájmu podnikáte jako OSVČ se ziskem 400 000 Kč. Ztráta z pronájmu 129 000 Kč se započte proti tomuto zisku:

Místo 60 000 Kč zaplatíte na dani jen 40 650 Kč. Ztráta z pronájmu vám tak ušetřila dalších 19 350 Kč (15 % ze 129 000 Kč) — a to nad rámec nulové daně ze samotného pronájmu. V Excelu tuto vazbu mezi § 9 a § 7 nikdo nehlídá; ztráta tam typicky zapadne a úspora propadne.

A daně nejsou všechno: každodenní provoz

I když uplatňujete paušál a daně řešíte jednou ročně, pronájem musíte celý rok provozovat. A právě zde je Excel nejvíce zdlouhavý a náchylný k chybám — jde totiž o úkoly, které je třeba hlídat průběžně, nikoli dopočítat zpětně:

• Skutečný cash flow. Kolik vám pronájem reálně vynáší po splátce hypotéky, fondu oprav a službách? V tabulce to znamená ručně párovat platby z výpisu — přibližně hodina práce měsíčně, a přesto vám něco snadno unikne.
• Platí nájemníci včas? Chybějící platbu v Excelu poznáte, jen když si sloupce projdete řádek po řádku. Nájemník, který platbu vynechá, tak může zůstat bez povšimnutí i několik měsíců.
• Zvýšení nájmu a inflační doložka. Indexaci je potřeba uplatnit ve správný měsíc a podle aktuálního čísla ČSÚ. Pokud termín v tabulce nikdo nehlídá, snadno jej propásnete a nájemné běží další rok za původní cenu.
• Kontrola kotle a revize. Revize plynového kotle, komínu nebo hasicího přístroje mají zákonné lhůty. Propásnutá revize není jen pokuta — při škodě může znamenat problém s pojišťovnou. Excel vám nepřipomene nic.
• Vyúčtování služeb — zejména při střídání nájemníků. Roční vyúčtování energií je v tabulce pracné i u jediného nájemníka. Jakmile se ale nájemník během roku vymění, situace se výrazně komplikuje: je třeba rozpočítat náklady podle odečtů měřidel a počtu dní, každému vyčíslit jeho podíl a porovnat jej se zálohami, které uhradil právě on. Stačí jediný přehlédnutý odečet z předávacího protokolu a celé vyúčtování je nutné přepočítat znovu.

Žádná z těchto věcí není složitá sama o sobě. Problém je, že jich je hodně, opakují se a nikdo je nehlídá. Excel je pasivní — ukáže jen to, co do něj sami napíšete, a mlčí přesně ve chvíli, kdy byste potřebovali upozornit.

Co dělá Flatly jinak než tabulka

Flatly není jen „hezčí Excel". Je postavený přesně na to, kde tabulka selhává:

• Odpisový plán vede za vás — zadáte vstupní cenu a rok, Flatly počítá každý další rok sám a nic nezapomene.
• Přepočítá technické zhodnocení a navýší odpisy, aniž byste přepisovali tabulku přes 30 řádků.
• Paušál na auto eviduje průběžně — odškrtnete měsíc s jízdou a na konci roku máte částku připravenou.
• Doklady drží u transakcí — faktura, vyúčtování i evidenční list jsou dohledatelné jedním kliknutím.
• Vygeneruje výkaz dle § 9 — kompletní podklad pro přiznání, který předáte účetnímu nebo rovnou opíšete do formuláře.
• Páruje platby a hlídá cash flow — z bankovního výpisu sám rozpozná, kdo zaplatil, a hned ukáže, kolik vám pronájem reálně vynáší.
• Upozorní na neplatiče — chybějící nebo opožděnou platbu nájemníka zachytí sám, ne až vy při ručním procházení.
• Připomene zvýšení nájmu podle inflační doložky i blížící se revize kotle a kontroly — aby vám neutekl termín ani koruna.
• Spočítá vyúčtování služeb i při střídání nájemníků — z odečtů měřidel rozpočítá náklady podle dní a porovná je se zálohami každého nájemníka zvlášť.

Flatly tip

Skutečné výdaje bez rizika přepisů

Flatly za vás vede odpisový plán, hlídá technické zhodnocení i paušál na auto a na konci roku vygeneruje výkaz dle § 9 se všemi doklady. Tam, kde Excel selhává, vám Flatly šetří peníze i čas.

Vyzkoušet zdarma

Jak se rozhodnout

Zůstaňte u Excelu a paušálu, pokud:

• Nemáte hypotéku ani co odepisovat.
• Byt je dávno odepsaný nebo zděděný a do přeocenění se pouštět nechcete.
• Vaše skutečné výdaje zjevně nepřesáhnou 30 % příjmů.

Přejděte na skutečné výdaje (a pořiďte si na ně nástroj), pokud:

• Platíte úroky z hypotéky.
• Byt jste pořídili v posledních 30 letech a odepisujete — zvlášť pokud ho vlastníte déle než 5 let a můžete použít vyšší vstupní cenu.
• Máte technické zhodnocení nebo jezdíte autem kvůli pronájmu.

Další čtení

• Daň z pronájmu 2026: Paušál 30 %, nebo skutečné výdaje?
• Odpisy bytu v pronájmu: Kompletní návod
• Cenový odhad bytu před pronájmem: Jak po 5 letech zdvojnásobit odpisy
• Auto do nákladů: Paušální výdaj na dopravu
• Inflační doložka: Vzor a výpočet zvýšení nájmu
• Změna nájemníka během roku: Předávací protokol, měřiče a vyúčtování