Konec Excelu: Jak si pronajímatelé v roce 2026 ulehčují práci

Většina českých pronajímatelů spravuje své pronájmy v Excelu. Jeden list pro nájemníky, druhý pro platby, třetí pro opravy. Na konci roku se z toho ručně skládá daňové přiznání. Funguje to — do té doby, než máte třetí byt, nájemník odešel uprostřed vyúčtování, nebo chcete spočítat, kolik vám loni pronájem vydělal po daních. V tomhle článku se podíváme na to, jaké nástroje pro správu pronájmů v roce 2026 existují, co umějí a kdy má smysl z Excelu odejít.

Proč Excel není dlouhodobé řešení

Excel nic neumí sám od sebe. Vy musíte:

• Ručně zadávat každou platbu z bankovního výpisu.
• Hlídat data zvýšení nájmu, výročí smlouvy, konce doby určité.
• Počítat odpisy, opravovat je při technickém zhodnocení.
• Dohledávat, kdo dluží a kolik, mezi listy a sloupci.
• Skládat výkaz zisku a ztráty podle § 9 ZDP ručně pro daňové přiznání.
• Udržovat zálohu a riskovat, že se vám rozbije jeden list a přijdete o historii.

Každý z těchto úkonů je řešitelný. Ale když jich uděláte 50 ročně na byt, a máte tři byty, ztrácíte 30–60 hodin času.

Co má moderní aplikace pro pronajímatele umět

1. Import bankovních transakcí

Bez automatického importu výpisů je jakákoli aplikace jen hezčí Excel. Aplikace musí:

• Přijmout CSV výpis z internetového bankovnictví (minimálně Fio, ČSOB, KB, Česká spořitelna, Raiffeisenbank, UniCredit, Moneta, mBank, Air Bank).
• Umožnit e-mailové notifikace jako alternativu — transakce vám banka pošle mailem, aplikace je zpracuje.
• Automaticky kategorizovat podle pravidel (platba s VS = nájem X, převod do SVJ = záloha služby, atd.).

2. AI rozpoznávání dokumentů

Evidenční listy, nájemní smlouvy, faktury za opravy, vyúčtování SVJ — všechno v PDF. Moderní aplikace to rozpozná a vytáhne z toho data:

• Z evidenčního listu: zálohy na služby, fond oprav, jednotka.
• Z nájemní smlouvy: nájemník, nájem, kauce, data platnosti, bankovní účet.
• Ze SVJ vyúčtování: položky, nedoplatek/přeplatek, období.

Bez AI přepisujete ručně 20 údajů z každého dokumentu.

3. Daňové podklady podle § 9 ZDP

Na konci roku musíte sestavit výkaz zisku a ztráty pro daňové přiznání. Bez aplikace je to večer nad tabulkami. S aplikací máte:

• Automatický součet příjmů a výdajů na nemovitost.
• Odpisy rozpočítané podle zákona č. 586/1992 Sb.
• Export do PDF a Excelu, který můžete předat účetnímu.
• Rozlišení mezi opravou a technickým zhodnocením.

4. Vyúčtování služeb

Zákonná povinnost s pokutou 50 Kč/den za prodlení. Aplikace by měla:

• Vycházet z evidenčního listu SVJ.
• Rozdělit zálohy mezi vlastníka a nájemníka.
• Přepočítat poměry u změny nájemníka nebo u neobsazených období.
• Generovat PDF vyúčtování k podpisu.

5. Mobilní přístup

Fotku faktury za opravu chcete nahrát na místě, ne v kanceláři. Moderní nástroj má PWA (Progressive Web App) nebo nativní aplikaci — instaluje se z webu na iPhone i Android bez stažení z App Store.

Srovnání českých aplikací 2026

Flatly tip

Flatly — jediná s výkazem §9 a AI importem

Nahraje smlouvu nebo evidenční list, AI z nich vytáhne data, napojí se na 9 českých bank a na konci roku vám vygeneruje výkaz zisku a ztráty podle § 9 ZDP. Zdarma.

Vyzkoušet zdarma

Prohlédnout demo

Kdy přejít z Excelu

Jeden byt bez SVJ, nájemník platí včas

Excel je v pořádku. Evidujte platby, uchovávejte doklady, jednou za rok sepište přiznání. Aplikace vám ušetří možná 2 hodiny ročně — nestojí za úsilí přenosu dat.

Dva byty, nebo jeden byt ve SVJ s vyúčtováním

Zvažte aplikaci. Přínosy:

• AI import evidenčního listu (20 minut) = první pozitivní moment.
• Automatický přehled plateb — víte okamžitě, kdo dluží.
• Výkaz §9 generujete jedním kliknutím.

Tři a více bytů, hypotéka, vyúčtování

Přechod se vyplatí okamžitě. Ušetříte desítky hodin ročně. Aplikace navíc odhalí chyby, které v Excelu nevidíte — nedoplatky nájemníků, překročené limity drobných oprav, chyby ve výpočtu odpisů.

Jak přenést data z Excelu

Pragmaticky — nepřenášejte historii, jen výchozí stav:

1. Založte nemovitost v aplikaci. Ideálně přes import evidenčního listu.
2. Založte nájemníka s datem nastěhování, výší nájmu a kauce.
3. Zadejte vstupní cenu pro odpisy (pro byt v pronájmu je klíčová).
4. Napojte banku — nahrajte výpis za minulý rok.
5. Nastavte pravidla pro kategorizaci (platba od nájemníka X = nájem, ze SVJ = služby).
6. Nahrajte historii dokumentů — smlouvy, vyúčtování, faktury.

Celý přechod u jednoho bytu trvá 30–60 minut. Pak už jen sledujete, jak platby přicházejí, dokumenty se ukládají a na konci roku exportujete přiznání.

Pomůcka pro rozhodnutí

Do aplikace přejděte, pokud aspoň 3 z následujících odpovědí jsou ANO:

• Máte více než jeden byt.
• Pronajímáte v SVJ a děláte vyúčtování služeb.
• Máte hypotéku a uplatňujete skutečné výdaje.
• Odepisujete nemovitost.
• Trávíte víc než 5 hodin ročně přípravou daňového přiznání.
• Stalo se vám, že jste zapomněli na zvýšení nájmu nebo výročí smlouvy.
• Víte, že vám nájemník občas dluží, ale přesnou částku byste hledali hodinu.

Co Excel umí líp

Spravedlivě — Excel má výhody, které některé aplikace nenabízejí:

• Totální kontrola — data máte lokálně, můžete je jakkoli formátovat.
• Flexibilita — ad-hoc výpočty, propojování s jinými tabulkami.
• Žádný vendor lock-in — nikdo vám nemůže změnit cenu.
• Zero learning curve pro uživatele Excelu.

Z toho důvodu dobré aplikace umí export do Excelu — můžete mít v aplikaci evidenci a nad tím si stavět vlastní analýzy.

Další čtení

• Daň z pronájmu 2026: Paušál vs. skutečné výdaje
• Odpisy bytu v pronájmu: Kompletní návod
• Vyúčtování služeb nájemníkům 2026